Bei weniger als 25 Dienstjahren beträgt das jährliche Urlaubsausmaß 25 Werktage, ab dem vollendeten 25. Dienstjahr 30 Werktage. Als Werktag zählt jeder Wochentag ausgenommen Sonntag, daher sind damit 5 bzw. 6 Wochen gemeint. Eine Umrechnung auf Arbeitstage – also Wochentage an denen der Dienstnehmer tatsächlich arbeitet, ist bei Vereinbarung zulässig, darf aber nicht zu einer Kürzung des Urlaubsanspruchs des Dienstnehmers führen. (Beispiel: wenn ein Dienstnehmer nur Montag bis Donnerstag tätig ist, beträgt sein Urlaubsanspruch 20 Arbeitstage = 5 Wochen). In den ersten 6 Monaten des ersten Arbeitsjahres entsteht der Urlaub aliquot, d. h. für jeden Monat 2,5 Werktage (bzw. 2 Arbeitstage), ab dem 7. Monat und dann zu Beginn jeden Urlaubsjahres in voller Höhe.

Das Urlaubsjahr beginnt mit dem Tag des Eintritts und damit für jeden Dienstnehmer individuell. Eine Umstellung auf das Kalenderjahr ist nur mittels Betriebsvereinbarung oder durch Kollektivvertrag möglich.

Als Dienstjahre gelten bei der Berechnung des Urlaubsanspruches alle beim jetzigen Dienstnehmer zurückgelegten Dienstzeiten, aber auch Dienstzeiten von mindestens 6-monatiger Dauer bei anderen Dienstgebern, Schulzeiten an höheren Schulen und Studienzeiten. Alle diese Zeiten - ausgenommen die Dienstzeit beim jetzigen Dienstgeber - jedoch nur bis zu einem gesetzlich festgelegten Höchstausmaß.

Jeder Zeitpunkt des Urlaubsantritts als auch die jeweilige Dauer sind zwischen dem Dienstgeber und dem Dienstnehmer zu vereinbaren. Es ist weder ein einseitiger Urlaubsantritt des Arbeitnehmers noch ein zwangsweises „in den Urlaub schicken“ durch den Dienstgeber möglich. Die in der Praxis immer wieder verlautete Regel, dass Dienstgeber und Dienstnehmer je zur Hälfte einseitig über den Urlaubsverbrauch disponieren könnten, entspricht nicht den gesetzlichen Vorgaben. Wurde eine Vereinbarung getroffen, ist diese verbindlich und kann nicht von einer Partei - außer im „Notfall“- einseitig außer Kraft gesetzt oder verändert werden.

Eine Teilung des Jahresurlaubes ist grundsätzlich möglich. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Dienstnehmer den Urlaubsantritt zum gewünschten Termin zu gestatten, wenn nicht betriebliche Erfordernisse dem entgegenstehen. Vor allem ist bei der Urlaubsvereinbarung auch Bedacht auf die persönlichen Umstände des Mitarbeiters zu nehmen (z.B. ob schulpflichtige Kinder vorhanden sind, ...). Ein einseitig durch den Dienstgeber angeordneter Betriebsurlaub ist rechtswidrig.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass Differenzen über die Lage der Urlaubslage am besten dadurch vermieden werden können, dass beide Seiten möglichst frühzeitig ihre Planungen bekannt geben und diese gemeinsam besprochen werden.

Der Jahresurlaub sollte möglichst im Urlaubsjahr verbraucht werden. Um ein Horten von Urlaubsansprüchen zu verhindern, tritt eine Verjährung des Urlaubsanspruches nach Ablauf von zwei Jahren ab Ende des Urlaubsjahres ein, in dem der Urlaub entstanden ist.

Erkrankt (bzw. verunglückt) ein Dienstnehmer während des Urlaubes, bleibt es dennoch bei der vereinbarten Urlaubsregelung. Dauert die Erkrankung jedoch länger als drei Kalendertage, so werden auf Werktage fallende Erkrankungstage nicht auf den Urlaub angerechnet, wenn der Dienstnehmer die Erkrankung nicht schuldhaft herbeigeführt hat (z.B. durch eine dem Erholungszweck abträgliche Beschäftigung). Die Erkrankung ist wiederum unverzüglich mitzuteilen und durch ein ärztliches Zeugnis nachzuweisen.

Während des laufenden Dienstverhältnisses ist eine Abgeltung offener Urlaubsansprüche absolut unzulässig. Auch während einer Kündigungsfrist gilt der obgenannte Grundsatz, dass Urlaubslage und Dauer zu vereinbaren sind. Nach Beendigung des Dienstverhältnisses kommt jedoch nur mehr eine Auszahlung noch offener Urlaubsansprüche in Betracht. Dabei sind Resturlaube aus abgelaufenen Urlaubsjahren voll zu entschädigen, der Urlaub aus dem aktuellen Urlaubsjahr aber unabhängig von der Dauer des Urlaubsjahres nur aliquot unter Abzug des bereits verbrauchten Urlaubs.

Sollte am Ende des Dienstverhältnisses bereits mehr Urlaub verbraucht worden sein, als sich nach der aliquoten Berechnung ergeben hat, ist dieser Mehrkonsum vom Dienstnehmer nur dann rückzuerstatten, wenn das Dienstverhältnis durch verschuldete Entlassung oder unberechtigten vorzeitigen Austritt beendet wurde.